بیشتر ما یادداشت‌ها را بر اساس موضوع دسته‌بندی می‌کنیم: «بازاریابی»، «طراحی»، «کتاب‌ها». مشکل اینجاست که موضوع‌ها بی‌پایان‌اند و هر یادداشت به چند موضوع می‌خورد. روش PARA پیشنهاد می‌کند بر اساس کاربرد دسته‌بندی کنید.
چهار دسته
پروژه‌ها
کارهایی که هدف مشخص و پایان دارند: «راه‌اندازی سایت تا آخر آذر»، «آماده‌کردن ارائه سرمایه‌گذار». هر چیزی که الان برای یک پروژه فعال لازم است، اینجاست.
حوزه‌ها
مسئولیت‌هایی که پایان ندارند و باید مدام نگه‌داشته شوند: «سلامتی»، «استخدام»، «مالی خانه». حوزه‌ها هدف ندارند، استاندارد دارند.
منابع
موضوع‌هایی که برایتان جالب‌اند و شاید روزی به کار بیایند: یادداشت کتاب‌ها، مقاله‌ها، ایده‌ها.
بایگانی
هرچه از سه دسته بالا غیرفعال شد: پروژه‌های تمام‌شده، حوزه‌هایی که دیگر مسئولش نیستید.
پیاده‌سازی در تک‌داک
- چهار صفحه اصلی در منوی کناری بسازید: پروژه‌ها، حوزه‌ها، منابع، بایگانی.
- برای پروژه‌ها یک پایگاه داده بسازید با ستون‌های وضعیت، موعد و حوزه. نمای بورد برای مرور هفتگی عالی است.
- یادداشت‌های هر پروژه را زیر همان ردیف پایگاه داده بنویسید؛ هر ردیف خودش یک صفحه است.
- وقتی پروژه تمام شد، وضعیتش را «انجام شد» کنید یا صفحه‌اش را به بایگانی منتقل کنید.
یک یادآور هفتگی بگذارید و هر هفته پنج دقیقه پروژه‌ها را مرور کنید: چه چیزی تمام شد؟ چه چیزی باید به بایگانی برود؟
چرا جواب می‌دهد؟
چون وقتی دنبال چیزی می‌گردید، معمولاً برای کاری است که الان دارید انجام می‌دهید. PARA مطالب را به همان کاری نزدیک نگه می‌دارد که به آن احتیاج دارد، و بقیه را از جلوی چشم برمی‌دارد بدون اینکه گم شوند.